Contoh Laporan Kegiatan Pelatihan Pengurus TUK

Throw back timen, hari ini tepat dua tahun yang lalu 2 tahun yang lalu saya berkesempatan untuk mengikuti salah satu pelatihan Pengurus TUK (Tempat Uji Kompetensi) yang cukup menguras tenaga dan otak (lihat saja foto diatas saya hampir seperti orang yang belum tidur) pasalnya pelatihannya nonstop dari jam 8 pagi sampai jam 8 malam selama 2 1/2 hari. Hasil dari kegiatan itu kurang lebih dapat saya ceritakan sebagaimana laporan (tulisan) saya dibawah ini:

Kegiatan pelatihan calon pengurus TUK (Tempat Uji Kompetensi) dilakukan selama 3 hari dan bertempat di LP3I Kramat Jakarta Pusat, dari tanggal 5 sampai 7 september 2016. Kegiatan ini diagendakan diikuti oleh 31 cabang LP3I se-Indonesia. Tujuan dari diadakannya kegiatan ini adalah agar ada sumber daya yang siap menjadi pengelola TUK berkaitan dengan rencana pembuatan TUK di setiap cabang yang mana dengan adanya TUK ini akan memudahan proses uji kompetensi yang berkiblat pada LSP-LP3I. Berikut ini uraian kegiatan yang dilakukan selama 3 hari tersebut:

1.    Kegiatan hari pertama

Kegiatan diawali dengan acara pembukaan yang dihadiri dan sekaligus diisi oleh Bpk. Zein Ahmad selaku direktut LP3I Kramat Jakarta, Muhamad Fadli selaku ketua LSP-LP3I, dan Bpk. Agus Wardjito selaku perwakilan dari BNSP (Badan Nasional Sertifikasi Profesi) dan sekaligus sebagai narasumber pelatihan.

Setelah itu kegiatan dilanjutkan dengan pemberian materi pembuka mengenai BNSP, apa peran dan fungsinya. Setelah itu tujuan pemaparan tentang pelaksanaan asesmen/uji kompetensi sebagai salah satu cara yang dilakukan oleh pemerintah guna meningkatkan kualitas sumber daya manusia rakyat Indonesia dalam menghadapi event besar di dunia kerja yang sudah didepan mata MEA (Masyarakan Ekonomi Asia). Disampaikan pula hasil/output yang diinginkan setelah melaksanakan pelatihan 3 hari ini: tersusunnya Panduan Mutu TUK, tersusunnya SOP (Prosedur + Instruksi Kerja), tersusunnya Dokumen Pendukung, dan tersusunnya Formulir-Formulir terkait dengan pemberian Sertifikat  “TUK Terverifikasi”  oleh LSP dan Pelaksanaan Sertifikasi.

Pada sesi kedua narasumber menyampaikan dan menjelaskan tentan hal-hal yang berkaitan dengan TUK dan pendirian TUK. Setelahnya dilanjutkan pada pembahasan sekaligus pembuatan salah satu dokumen penting dalam syarat pendirian TUK, yaitu dokumen Sistem Manajemen Mutu TUK. File contoh template Manajemen Mutu TUK dibagikan dan dituntun untuk diubah sesuai dengan TUK yang bersangkutan.

2.    Kegiatan hari kedua

Pada hari kedua seluruh peserta diharuskan untuk melakukan presentasi atas hasil penyususn dokumen Sistem Manajemen Mutu TUK yang kemarin telah disusun, setelah presentasi maka dibuatlah standarisasi atas dokumen yang akan digunakan nantinya oleh masing-masing TUK.

Pada sesi kedua, narasumber menyampaikan materi selanjutnya yaitu pembuatan/ penyusunan SOP TUK. Terkait banyaknya SOP (10 SOP) yang dibuat maka peserta dibagi kedalam 5 kelompok dan tiap kelompok bertugas membuat 2 buah SOP. Setelah pembuatan selesai, kembali tiap kelompok melakukan presentasi dan mendapat koreksi dari narasumber juga dari sesama peserta. Setelah itu file SOP diedarkan sebagai acuan SOP untuk masing-masing TUK.

3.    Kegiatan hari ketiga

Sesi pertama di hari ketiga disampaikan review lagi kegiatan 2 hari kebelakang dan penekanan kembali terhadap tujuan/output pelatihan ini. Diterangkan pula prosedur asesmen yang sesuai dengan jenis LSP-LP3I, yaitu konsep pengujian yang tidak hanya selesai dilaksanakan sekali saja melainkan berkesinambungan dari tahun pertama hingga warga belajar memasuki fase tahun akhir. Artinya jika ada asesi yang tidak/belum kompeten pada satu unit kompetensi maka hal tersebut akan ditindaklanjuti.

Pada sesi kedua diterangkan mengenai RTL (Rencana Tindak Lanjut) yang meliputi:

-  Memastikan komitmen majemen TUK dalam rangka membangun sertifikasi kompetensi profesi untuk memastikan SDM yang disertifikasi memiliki kualifikasi kompetensi sesuai dengan standar yang ditetapkan.

-  Melakukan gap assessment terhadap sumberdaya TUK dibandingkan dengan persyaratan lembaga sertifikasi profesi.

-       Membentuk Tim Manajemen Mutu.

-       Mengembangkan sistem manajemen mutu TUK.

-       Melakukan pra-validasi terhadap sistem manajemen mutu.

-       Melakukan uji coba penerapan sistem manajemen mutu TUK.

-       Melakukan validasi terhadap sistem manajemen mutu TUK.

-       Mengajukan verifikasi kepada LSP.

Selanjutnya diterangkan mengenai pembuatan program kerja, anggaran program kerja dan jadwal pelaksanaan program kerja. Hingga terakhir peserta diharapkan sudah dapat memiliki dokumen-dokumen berikut ini:

-       Tugas pertama

-       Panduan Mutu TUK

-       SOP (7)

-       Daftar Dokumen Pendukung (12)

-       Daftar  Formulir

-       RTL

Pada sesi terakhir ada review materi dan pengarahan langsung dari ketua LSP berkaitan dengan kegiatan yang telah dilaksanakan dan dengan kegiatan uji kompetensi yang sudah berjalan, dengan hal-hal yang disampaikan diantaranya adalah:

-       Di setiap TUK diusahakan ada 2 asesor pada satu bidang kemampuan agar nanti pengujian dapat dilakukan oleh

-       Biaya ujikom yang sudah berjalan adalah Rp300.000,- 

- Kedepan sertifikat burung garuda maksimal dikeluarkan 3 bulan setelah pelaksanaan uji kompetensi, dan sertifikat peserta (mengikuti ujikom) diberikan maskimal 1 bulan (minimal 1 minggu) setelah pelaksanaan.

-   Untuk sertifikan ujikom (atau asesor) yang akan habis masa aktifnya maka nantinya harus diberikan upgrading/penambahan/pemantapan materi baiki itu dari pihak BNSP ataupun LSP. Untuk biayanya dibacarakan kemudian.

-   Pendirian TUK (pengumpulan persyratan dokumen-dokumen yang dibutuhkan) maksimal 1 bulan setelah pelatihan ini.

-       Kedepan akan dilaksanakan uji kompetensi teknis terhadap dosen, untuk melihat dan memasitikan apakah kualitas/mutu dosen benar-benar baik. Hal ini berkaitan dengan adanya kekhawatiran jika dosen yang memberikan materi tidak kompeten.

-  Sebelum verifikasi TUK harus sudah ada data (foto dan dokumen) surat permohonan, SK pengangkatan, struktur organisasi, tempat/ruang TUK, Plang TUK di depan kampus dan daftar inventaris barang (yang berhubungan dengan instrument yang dibtuhkan pada saat uji kompetensi).

-       Verifikasi TUK akan dilaksanakan langsung oleh pihak LSP-LP3I dengan langsung mendatangi cabang.

-       Setelah TUK dibentuk dan diverifikasi, TUK wajib membuat laporan kepada LSP 6 bulan satu kali.